Referat fra ordinært årsmøte i NUUG

for medlemsåret 2000

Regnskapsperiode 1/9/1999 -31/12/2000

Dato: Onsdag 27 Juni 2001, møtestart klokken 18.05

Sted: Restauranthuset Jeppe på Vinderen, Slemdalsveien 70, Oslo

Tilstede: 10 stemmeberettige NUUG medlemmer

Vedlegg: Resultatregnskap 1.9.1999 - 31.12.2000

Balanse 31.12.2000

Budsjett for år 2002

Dagsorden

Valg av møteleder

Vidar Bakke ble valgt til møteleder

Valg av referent og 2 medlemmer til å undertegne protokollen

Magnar Helleren ble valgt til referent. Hans Christian Prytz og Håkon Lie ble valgt til å undertegne protokollen.

Godkjennelse av innkallelsen

Innkallelsen anses som en lovlig innkallelse, og ble godkjent.

Møteleder Vidar Bakke foreslår underveis i møtet en endring av rekkefølgen på punktene på dags orden. Opprinnelig punkt 10, ”Andre innkomne forslag”, foreslås flyttet opp som punkt 5. Opprinnelig punkt 5 blir da punkt 6 osv. Forslaget aksepteres av årsmøtet.

Årsberetning

Møteleder redegjør for enkeltpunkter i årsberetningen som var vedlagt årsmøteinnkallelsen. Hele beretningen leses ikke opp. Punktet om skattetvist redegjøres for nærmere.

Styrets årsberetning for medlemsåret 2000 er som følger:

Styret

I styret har disse vært med:

Vidar Bakke, formann

Robert Andersson, nestformann

Magnar Helleren, sekretær

Jon Petter Bjerke, kasserer

Ove Ruben Olsen, styremedlem

Knut Bjørnstad, varamedlem

Dag Asheim, varamedlem

Møteaktiviteter

Det har vært holdt 7 styremøter og 5 medlemsmøter i perioden. På DNS kurset var det 92 deltakere. Da Knut Bjørnstad, som var primus motor for medlemsmøtene i lengre tid valgte å ta seg en pause fra aktivt NUUG arbeid, ble det et opphold i medlemsmøtene. Petter Reinholdtsen tok på seg arbeidet med å arrangere medlemsmøter på vårparten og det vil nå bli avholdt månedlige medlemsmøter på Jeppe.

Utsendelse av ;login:

;login: har blitt sendt ut i hele medlemsåret

Medlemmer

Foreningen har 381 medlemmer hvor kun 239 har betalt siste kontingent. Erfaringsmessig er medlemmene svært sene betalere, noe som påvirker økonomien i foreningen negativt. Foreningen har store kostnader i forbindelse med utsendelse av ;login: og må forskuttere kostnaden både til bladet og til porto.

NUUGs økonomi

Årets regnskap er gjort opp med et ekstraordinært negativt resultat på kr 193.724. Seminaret i 1999 med bla. Eric Raymond gav et negativt resultat på kr 114.000. Totale medlemsinntekter var kr 274.554, og kostnadene til ;login: kr 249.965. Kostnadene til drift er ca. kr 99.000 høyere enn i fjor. Drift av sekretariat, revisjon, porto, arrangementer og kostnader knyttet til arbeid ned sikring av formuen har hatt en kraftig økning. For kommende medlemsår vil driftskostnadene være tilbake til det normale.

NUUG har en god økonomi, men det er ikke lenger mulig å drive medlemsaktiviteter med store underskudd. Egenkapitalen utgjør nå kr 348.279 etter at opprettelsen av stiftelsen er gjennomført.

Opprettelsen av stiftelsen

I henhold til 2 tidligere årsmøtevedtak om forvaltning av foreningens midler og et enstemmig vedtak på ordinært årsmøte den 29.06.2000 ble The NUUG Foundation opprettet.

Foreningen overførte NOK 870.000 uten renter, som stammer fra aksjesalg i 1996, pluss totalt oppgjør i Qwest aksjer og kontanter, inkludert aksjer som var i forvaring (escrow) inntil April 2000 fra salget av EUnet International til Qwest Communication i 1998, fratrukket alle kostnader forbundet med forvaltningen av aksjene samt forarbeidene til opprettelse av stiftelsen.

Det ble stilt som krav at stiftelsen i henhold til særskilt avtale skal dekke eventuelle skattekrav og omkostninger som knytter seg til salget av aksjene i EUnet International og Qwest.

Skattetvist

Foreningen har en tvist med Oslo ligningskontor om skatt på gevinst av aksjesalg. Vi har påklaget skattekravet og engasjert Kjell Woldseth som vår advokat. Stiftelsen vil dekke alle utgifter forbundet med dette, og betale eventuell skatt på vegne av NUUG for årene 1996-2000.

Andre saker

Styret har ikke tatt ut godtgjørelse i perioden.

Årsberetningen ble godkjent.

Andre innkomne forslag

Ingen forslag er mottatt fra medlemmene innen fristen 15. januar 2001. Styret ønsker å fremme forslag om tilknytning til Usenix. Møteleder leser opp styrets anbefaling, slik det er beskrevet i innkallelsen til årsmøte. Styrets anbefaling er at NUUG blir en International Affiliate (Category I type) f.o.m. 1ste Januar 2002.

Da NUUG ble opprettet i 1984 var det som underavdeling av EUUG, som senere skiftet navn til EurOpen. EurOpen er for alle praktiske formål nedlagt siden 1996 eller der omkring. Men i ”gamle dager” hadde EurOpen et nært samarbeid med Usenix og Uniforum, og arrangerte godt besøkte europeiske konferanser. Høydepunktet var i Tromsø for snart ti år siden. Siden gikk det dessverre bare nedover med EurOpen.

Etter oppløsningen av EurOpen har vi savnet en overbygning som gir tilgang til impulser og aktiviteter over landegrensene. Uformelt har vi fortsatt kontakt med de tidligere søsterorganisasjonene i Europa, men det arrangeres ikke lenger internasjonale konferanser, bortsett fra SANE i Nederland hvert annet år, og NordU. Flere av gruppene søker seg mot Usenix, som uansett er de som sitter på erfaringen og foredragsholderne. Europen.se (vår svenske søsterorganisasjon) har alliert seg med Usenix og lager den årlige NordU konferansen. Fra og med i år var også NUUG med som arrangør på denne, sammen med dansker og finner. Neste år blir den i Helsinki, og så er det opp til NUUG å arbeide for å få den til Norge i 2003 eller 2004. Konferansen markedsføres som et Usenix arrangement og en svært stor del av innholdet kommer derfra. Europen.se er den første nasjonale gruppen som har blitt fullverdig ”Usenix affiliate”, og alle medlemmene har Usenix medlemsrettigheter. Deres erfaring med dette er gode så langt.

I NUUG har vi i alle år hatt et vennskapelig forhold til Usenix, først gjennom EurOpen, senere direkte, og NUUG-medlemmer har fått medlemspris på arrangementer. Dessuten har vi i flere år kjøpt noen eller alle utgavene av medlemsbladet ;login: og fått det sendt til NUUG-medlemmene. Usenix ønsker nå å rydde opp noe i disse forholdene og NUUG-medlemmer får ikke lenger medlemsfordeler. Vi kan antageligvis fortsatt abbonere på bladet, men det kan være et spørsmål hvor lenge denne muligheten består.

Bladet koster oss omkring US $70 per medlem per år. Skal vi fortsette som før, må vi øke kontingenten, for slik det er nå, går 100% av kontingentinntektene til å betale for dette. I år har vi valgt å kutte ned fra 10 til 8 numre for å få budsjettet til å henge sammen.

Usenix tilbyr flere mulige former for tilknytning. Styret har valgt å gå for den samme modellen som hos Europen.se, hvor alle medlemmene i NUUG også blir Usenix medlemmer og alle får alle ;login: utgavene i posten. Kostnaden for dette blir US $90 per år per medlem.

Nedenfor gjengis tilbudet fra Usenix:

Proposal to the NUUG to become an International Affiliate (Category I type)

Eligibility: Any member of an approved group is eligible to become an affiliate member of USENIX. An affiliate group must have a minimum of 100 affiliate members who will share a common membership expiration date. A single payment shall be made for the enire group annually. Affiliate members will have all the same membership benefits as an Individual member except voting privileges.

Affiliate I member benefits:

Affiliate membership I dues, per year: US $90.00; payable in advance for 12 months period. Any new affiliate group after this date can only be added at the next renewal date, e.g. January '02. [Vi har senere avtalt at nye medlemmer kan tas opp ved hvert kvartalskifte.]

Any affiliate members that wish to join SAGE may pay an additional US $30.00 in dues (to receive additional benefits that include access to SAGE members only web pages, annual salary survey, publications).

Terms:

Affiliate member liaison: The designated representative of an Affiliate Group shall be considered an Individual member of USENIX.

NUUG will supply names, its members mailing list, at least 8 times a year (per a schedule in order to mail isues of ;login:, and also an electronic copy of the list in order to send USENIX materials/announcements. We would also like to receive a column from NUUG for publication in ;login:

For NUUG members who are currently individual members of USENIX, once we have a copy of your current mailing list, we will notify them that their membership in NUUG now includes a USENIX membership.

Medlemskapet betales på forskudd for ett år av gangen, og følger kalenderåret. Dette er en endring fra tidligere, da vi hittil har betalt for ;login: utsendelsene på etterskudd. Listen over medlemmer må være klar før året starter, dvs i desember. Dette betyr at vi må flytte faktureringstidspunktet slik at bare betalende medlemmer blir med på listen til Usenix.

Styret mener at en tilknytning til Usenix er et riktig valg for NUUG framover. NUUG vil dermed fremstå med en enda klarere faglig profil som møtested for systemadministratorer og fagfolk med interesse for operativsystemer.

For å dekke de økte kostnadene må kontingentsatsene økes ganske kraftig. Men det er viktig å merke seg at de uansett må økes selv om vi skulle fortsette med bare abonnement på bladet ;login: Forskjellen er bare US $20 i året. Det ble vedtatt allerede på forrige årsmøte at NUUG i sin vanlige drift skal klare seg med kontingentinntektene og ikke baseres på å tære på egenkapitalen eller annen støtte. Budsjett- og kontingentforslagene i sak 7 og 8 [nå 8 og 9 etter omflytting på årsmøte], reflekterer dette. Videre må innkrevingsrutinene legges om som beskrevet i sak 7 [sak 8 etter omflytting på årsmøte],

Styret anbefaler årsmøtet å vedta at NUUG søker tilknytning til Usenix som beskrevet.

Vedtak: Styrets forslag ble enstemmig vedtatt

Regnskap

Møteleder redegjør for regnskapet (16 måneder, fra 1.9.1999 til 31.12.2000). Regnskapet er vedlagt denne protokollen. Det forventes at regnskapet neste år går i balanse. Eric Raymond foredraget/årsmøtet i 1999 gikk med ca kr. 150.000 i underskudd.

Møteleder redegjør for balansen. Foreningen har sunn økonomi. Videre redegjør møteleder for ”Mellomregning stiftelsen” i balansen, etter spørsmål fra årsmøtets deltakere.

Vedtak: Regnskapet godkjennes.

Valg av nytt styre og andre tillitsmenn

Valgkomiten har for inneværende år bestått av Thomas Lundquist og Morten Reistad. Morten Reistad har tilbrakt den senere tid på ferie, og var ikke mulig å komme i kontakt med før årsmøtet. Thomas Lundquist var også forhindret fra å kunne delta på årsmøtet, slik at møteleder leste opp valgkomiteens innstilling til møtedeltakerne. Innstillingen lød som følger:

På vegne av valgkomiteen, Morten Reistad og undertegnede, foreslås følgende:

Formann: Vidar Bakke (gjenvalg)

Styremedlem: Magnar Helleren (ikke på valg)

Styremedlem: Jon Petter Bjerke (ikke på valg)

Styremedlem: Petter Reinholdtsen (ny)

Styremedlem: Anders Nordby (ny)

Varamedlem: Håkon Wium Lie (ny)

Varamedlem: Kristoffer Gleditsch (ny)

Valgkomite: Knut Bjørnstad, Dag Asheim, Thomas Lundquist

(Knut og Dag er avgående styremedlemmer, men er ikke forespurt om

valgkomite)

Revisor: Hasner Statsautorisert Revisor AS

Disse tre ble også nevnt i forbindelse med styreplasser men navnene kom

valgkomiteen for øre litt for sent til å kunne vurderes:

Håvard Lygre <hklygre@online.no>

"Peter N. M. Hansteen" <peter@datadok.no>

Vegard Engen <vegard@engen.priv.no>"

vennlig hilsen

Thomas Lundquist

Valgkomiteens innstilling ble enstemmig vedtatt.

Fastsettelse av kontingent for kommende år

Møteleder leser opp innstillingen fra styret:

De foreslåtte kontingentsatsene må sees i sammenheng med forslaget om tilknytning til Usenix, noe som medfører økte utgifter per medlem, samt det faktum at de gamle kontingentsatsene ikke fullt ut dekker innkjøp av bladet ;login: som sendes alle medlemmene.

Usenix medlemskapet må for hvert medlem forskuddsbetales for ett kalenderår av gangen. For å gjøre dette mulig må innkrevingstidspunktet for NUUG-kontingenten flyttes slik at alle innbetalinger er registrert i begynnelsen av desember når listene må sendes Usenix. For i år (2001) betyr dette at medlemmene vil motta to kontingentkrav, for 2001 i januar og for 2002 i oktober. Bare de som betaler i tide vil bli registrert som Usenix medlemmer fra 1.1.2002. Nye medlemmer, og eksisterende medlemmer som betaler forsinket, kan opptas ved hvert kvartalskifte.

Det har tidligere vært praktisert halv kontingent for nye medlemmer etter 1. juli. Hvis vedtektene endres som foreslått i sak 9 [sak 10 etter flytting på årsmøtet] kan dette omgjøres. Forslaget er å følge Usenix opptaket:

Bedriftsmedlemmer vil ikke lenger fritt kunne endre sine personmedlemmer i løpet av året, siden hvert medlem vil være personlig innmeldt hos Usenix fram til neste årsskifte. Hvis det som en følge av endring blir flere personmedlemmer enn det er betalt for, må tilleggsavgift betales i henhold til tabellene, eller endringene kan gjøres gjeldende først fra følgende årsskifte.

Etter opplesning av innstillingen oppstår en diskusjon rundt pris på studentmedlemskap. Petter Reinholdtsen mente bla. at kr 300 er i meste laget for et studentmedlemskap.

Styrets forslag til kontingentsatser blir allikevel til slutt enstemmig vedtatt.

Forslag til budsjett for kommende år

Møteleder leser opp styrets forslag til budsjett for neste år. Budsjettet finnes i sin helhet som vedlegg til denne protokoll. Styrets forslag til budsjett er som følger:

Kontingentsatsene og hovedtrekkene i budsjettet fra medlemsåret 1998/1999 ble videreført for 2001. På grunn av synkende medlemstall og lave kontingentsatser ligger det an til et underskudd på omkring kr 60.000 for 2001, til tross for relativt lavt aktivitetsnivå og at det er bestemt å redusere fra 10 til8 utgaver av ;login: (spesialutgavene kjøpes ikke). Budsjettet som skal behandles nå, gjelder 2002. Antallet medlemmer som er lagt til grunn er antall medlemmer som hadde betalt kontingent for 2001 per 28.5.2001. Det er altså ikke lagt inn noen forutsetninger om økning eller annen endring i medlemsmassen.

Budsjettet tar høyde for medlemskap i Usenix for samtlige medlemmer, inkludert alle utgaver av ;login: tilsendt direkte i posten. For øvrig er det ikke lagt inn noen større kostnadskrevende aktiviteter. For eventuelle større arrangementer kreves det at disse har inntekter, i form av deltakeravgift, sponsorer eller støtte, tilsvarende utgiftene slik at ikke foreningen påføres underskudd. Den beste måten å oppnå dette på kan være å søke garantister for eventuelt underskudd.

Det kommer benkeforslag fra årsmøtet om nye spennende aktiviteter som bør dekkes inn av budsjettet.

Håkon Lie foreslo at NUUG utviklet en norsk Linux distribusjon til bruk i skoleverket. Det oppstod diskusjon blant årsmøtedeltakerne om hvordan dette best kunne gjennomføres. Møteleders forslag var å ansette en person i 3 måneder for å utrette dette. Det kom forslag fra Håkon Lie om at det nye styret burde jobbe med å utrede dette.

Forslag til vedtak ang. denne saken:

Årsmøtet pålegger styret å utrede alle vesentlige forhold knyttet til utarbeidelse av en norsk utgave av Linux for bruk i skoleverket. Til dette arbeidet gir årsmøtet styret fullmakt til å disponere kr. 60.000 til et 3 måneders engasjement av en person som skal utarbeide saken. Pengene kan tas fra selskapets kasse, men styret skal søke å få dekket disse utgiftene fra en sponsor. Vedkommende person som ansettes skal så langt det er mulig utrede videre finansiering av prosjektet.

Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Det kom innsigelser mot det foreslåtte budsjettet fra benken. Det kom forslag om økning av forventede inntekter fra medlemskapskontingent. Antall medlemmer må kunne forventes å økes. Forslag om å øke forventet antall nye medlemmer til 270 (opp ca 30 fra 241).

Årsmøtet henstiller styret å få eksisterende, men ikke-betalende, medlemmer til å betale utestående kontingent.

Vedtak: Forslag enstemmig vedtatt. Budsjettet vedtatt med gitte endringer.

Forslag til endring av vedtekter

For å tilpasse seg til den nye situasjonen som tilknyttet Usenix foreslås følgende vedtektsendringer. Sammenlign med de eksisterende vedtektene på http://www.nuug.no/vedtekter.shtml

Art.2. Foreningens formål

Ordet ”uavhengig” strykes fra første setning.

Som nytt annet punkt settes inn:

Begrunnelse: NUUG kan ikke lenger sies å være en uavhengig forening etter at opptaket som underavdeling av Usenix er gjennomført. Punktet om Usenix settes inn for å gjøre dette forholdet helt klart.

Art.4. Medlemskap

Referanser til ”EurOpen” i siste avsnitt erstattes med ”Usenix”. Siste setning strykes.

Begrunnelse: Referansen til EurOpen skulle ha vært fjernet tidligere, da EurOpen ble nedlagt for flere år siden. Det er nå passende å sette inn Usenix i stedet. Punktet om æresmedlem som også får medlemskap i EurOpen (nå Usenix) fjernes for å gi årsmøtet frihet til å kunne begrense dette ved en senere anledning. Per i dag har NUUG kun 1 æresmedlem, og dette utgjør ikke noe problem foreløpig.

Art.11. Kontingent

”Nye medlemmer etter 1. juli betaler halv kontingent.” strykes.

Erstattes av: ”Årsmøtet fastsetter eventuell redusert kontingentsats for medlemmer som opptas i løpet av medlemsåret.”

Begrunnelse: Punktet endres for å gi årsmøtet større frihet til å tilpasse dette til hva som er praktisk. Se forslaget til kontingentsatser og innkreving i sak 7. [sak 8 etter flytting av punkter på dagens agenda]

Etter setningen ”Årsmøtet kan fastsette særskilt kontingentsats for spesielle grupper medlemmer (for eksempel bedrifter basert på omsetning, studentmedlemskap etc.)” tilføyes: ”Årsmøtet kan fastsette reduserte ytelser, inkludert unntakelse av Usenix medlemskap, til medlemsgrupper, herunder æresmedlemmer, som betaler redusert eller ingen kontingent.”

Begrunnelse: Hvis NUUG skulle oppleve en enorm tilstrømning av studentmedlemmer og Usenix ikke innrømmer studentrabatt, eller et årsmøte ønsker å utpeke flere æresmedlemmer, kan det være aktuelt å innføre begrensninger i utgiftene for disse. Ingen slike forslag foreligger i år, men denne vedtektsendringen gjør det mulig senere.

Styrets forslag til vedtektsendringer ble enstemmig vedtatt.

Eventuelt

Det ble ikke tatt opp noen saker under dette punktet.

Årsmøtet hevet ca kl. 20.30

Protokollen undertegnet av

Magnar Helleren

Referent

Hans Christian Prytz Håkon Lie